Técnicas de archivo y documentación en la empresa / Cristina Parera Pascual

Contiene:
1. Introducción. Archivar puede llevar tiempo. puede "no saber" como archivar las cosas para encontrarlas luego.
2. Bases para el funcionamiento de un archivo. La importancia del archivo en la empresa moderna. Gestión de documentos. Aprender a tirar. ¿Por qué es tan difícil tirar?. La gestión eficaz de la información. El papeleo. Formas inteligentes de usar-agendacalendario. citas. Clasificador para archivos de acción. ¿Donde colocar nuestros archivos de acción. Conceptos clave de un archivo. Funciones del archivo. Finalidad del archivo. Fundamentos metodológicos de un archivo: lógica, rigor, sencillez. Criterios para un archivo eficaz: criterios inequívocos, criterios explícitos, criterios objetivos. Organización básica de un archivo eficaz: normas o manual de archivo, el índice, Instalaciones. Nivel de archivo: activo, semiactivo, inactivo. Clases de archivo: centralizado, descentralizado o departamental, mixto. Sobre el archivo central. Criterios de clasificación de grupos de documentos: series de documentos, principios orgánico, principio fundamental, principio de procedimiento. Ciclo de vida de un archivo.
3. Reglas básicas de los sistemas de archivo. Conceptos básicos de archivo. Titulo. Unidad. Clasificar. Alfabetizar. Reglas de clasificación. Reglas para alfabetizar nombres de individuos. Referencias cruzadas para nombres de individuos. Reglas de alfabetización para nombres de empresas comerciales, organismos, sociedades, etc. Referencias cruzadas para empresas, instituciones o sociedades comerciales.
4. Sistema de clasificación de archivos. Cuadro general de los sistemas de clasificación de archivos. Sistema alfabético. Organización de un sistema de archivo: las guías primarias, secundarias o especiales, carpeta de asuntos varios. Archivo alfabético por temas o asuntos. Índice auxiliar alfabético. Usos del archivo alfabético por temas. Archivo geográfico. Utilidad del sistema geográfico: organización física de un archivo geográfico. Arreglo de documentos en las carpetas. Índices auxiliares precisos para un archivo geográfico: índice de tarjetas auxiliares, referencia cruzada geográfica, archivos geográficos de tarjetas. Archivo numérico. Numérico directo natural: cronológico o de "lectura", de "asuntos pendientes", terminal. Numérico indirecto o codificado: sistema dúplex, Sistema CDU, ventajas e inconvenientes del archivo numérico indirecto o codificado, organización del archivo numérico numérico indirecto de correspondencia. Ventajas e inconvenientes de los sistemas numéricos. Archivo alfanumérico. Criterios para la selección de un sistema de archivos.
5. Mecánica del archivo. Tratamiento de la correspondencia. El correo. Pasos para archivar. Ideas para archivar con facilidad. Gestión y organización de nuestros archivos informáticos. Relación de archivos en papel/ordenador. ¿Cómo utilizar los diferentes programas de soporte lógico (Software) para guardar los documentos de manera organizada y accesible?. ¿Cómo guardar los documentos de manera útil?. Localización inmediata de archivo. ¿Como cambiar el directorio por defecto de word?. ¿Cómo buscar documentos en el ordenador?. ¿Cómo prevenir el desastre? haga copia de seguridad en su ordenador. Eliminación de archivos. Imprimir pantalla. Correo electrónico. Como ir de un documento a otro archivo con facilidad. Internet: búsquedas. Fuentes de información. Como utilizar el archivo de "favoritos". Impresión de paginas web con marcos. Historial. Búsquedas dentro de una página web. Buscadores. Metabuscadores.
6. Control, seguimiento, transferencia y eliminación de archivos. El responsable del archivo. Control de documentos. Mecánica para el control de documentos. Documentos que enviamos para ser revisados por varios departamentos. Seguimiento de documentos prestados. Resumen de materiales necesarios para el control y seguimiento de documentos. Transferencia de documentos. Plan de transferencias. Eliminación de documentos. tratamiento de la documentación de los archivos.
7. Equipos y sistemas de conservación de documentos. Equipos y materiales. Selección de equipos. Archivos verticales. Archivos horizontales, archivos de anillas. Carpetas colgantes. Subcarpetas. Guías para archivo. Tarjeteros y tarjetas de registro. Archivos de tarjeta. Tipo de tarjetas. Preparación mecanografica de tarjetas. Bases de datos informatizadas. Sistema de conservación. Microfilmación. archivos informatizados con escáner y software para windows. Criterios de conservación de documentos. Evaluación de los sistemas. Promedio de actividad. Promedio de exactitud.